Организатору мероприятия
Памятка для организаторов мероприятий ТПУ
Целью проведения НТМ является активизация научной деятельности структурных подразделений ТПУ, развитие международного сотрудничества в сфере науки и инноваций, развитие научной, творческой, исследовательской и социальной активности студентов, молодых ученых и работников ТПУ, повышение эффективности научно-исследовательской, научно-технической и научно-методической деятельности ТПУ.
Всегда требуется выполнять очень тщательное планирование и подготовку НТМ.
Над каждым этапом необходимо хорошо подумать и четко разделить все организационные обязанности. От уровня подготовки будет напрямую зависеть эффективность НТМ.
Подготовительные работы по проведению научного мероприятия следует начинать не менее чем за 1 год до намеченного срока его проведения.
Для включения НТМ в общий план ТПУ, руководитель подразделения - организатора НТМ, в срок до 1 октября текущего года должен предоставить в ОРПА служебную записку (оформляется через ИПК СОУД). К служебной записке прикладывается заявка на проведение НТМ в электронном вид.
В лист согласования служебной записки включаются: руководитель подразделения, начальник ОРПА.
Для внесения дополнительных НТМ в годовой план НТМ ТПУ, изменения сроков проведения НТМ оформляется служебная записка через ИПК СОУД (в лист согласования включаются: руководитель подразделения, начальник ОРПА, начальник УНД).
Основанием для проведения НТМ является приказ ректора.
Приказ о проведении НТМ рекомендуется оформлять не позднее, чем за 6 месяцев до даты начала НТМ.
Приказ оформляется через ИПК «Система обработки управленческой документации» (СОУД).
Проект приказа отправляется на согласование в ОРПА по e-mail: orpa@tpu.ru
После утверждения приказа о проведении НТМ представитель оргкомитета оформляет карточку для средств (организационных взносов), поступающих от участников НТМ, в отделе учета расчетов от оказания платных работ и услуг бухгалтерии.
Для оформления необходимо представить копию приказа на проведение НТМ и информационное сообщение о НТМ.
Оплата организационного взноса возможна несколькими способами: по договору с юридическим лицом, физическим лицом, онлайн оплата организационных взносов.
Для организации онлайн оплаты организационных взносов на сайте НТМ, организаторам НТМ необходимо подать заявку в произвольной форме начальнику отдела портальных решений ТПУ по e-mail: nastuha@tpu.ru
В заявке указать: период, когда будет доступна оплата (дата начала и дата окончания), поля формы для заполнения участником НТМ.
Для анонсирование НТМ в средствах массовой информации сведения о проводимом НТМ заблаговременно подаются в пресс-службу ТПУ, газету «За кадры».
По итогам НТМ возможно поощрение участников – победителей конкурсов на лучший доклад в рамках НТМ Дипломами или Благодарственными письмами, участники НТМ получают Сертификаты, подтверждающие факт участия в НТМ.
Согласно утвержденному плану подготовки и проведению НТМ могут быть изданы: сборники тезисов докладов, сборники докладов или сборники научных трудов.
Порядок подготовки материалов к изданию определяется ГОСТ 7.89-2005 СИБИД «Оригиналы текстовые авторские и издательские. Общие требования».
Оформление материалов в Издательстве ТПУ согласно нормативному изданию: Основные требования к представлению и оформлению оригинал-макетов изданий
Сборник обязательно должен иметь международный стандартный номер книги (ISBN).
Сборники тезисов докладов рассылаются организационным комитетом участникам НТМ одновременно с приглашением или выдаются в первый день работы. Объем текста тезисов доклада 1-2 страниц формата А4. На титульной странице сборника в подзаголовочных данных должно быть указано «Сборник тезисов докладов». На обороте титульного листа, в аннотации, необходимо указать форму представленных материалов в сборнике.
По окончании НТМ издаются сборники докладов или сборники научных трудов, сформированные из наиболее значимых работ участников. Объем текста доклада не менее 3 страниц формата А4. На титульной странице сборника в подзаголовочных данных должно быть указано «Сборник докладов» или «Сборник научных трудов». На обороте титульного листа, в аннотации, необходимо указать форму представленных материалов в сборнике.
Ответственность за содержание опубликованных трудов НТМ несет председатель организационного комитета НТМ.
Избранные материалы НТМ по решению редакционной коллегии могут быть направлены для опубликования в редакции российских и зарубежных журналов по тематической направленности.
Научно-методическую помощь в продвижении трудов НТМ в издания, индексируемые в международных базах данных Scopus и Web of Science Core Collection, можно получить в ОРПА ТПУ.
Для размещения сборника трудов НТМ в БД РИНЦ необходимо оформить служебную записку через ИПК «Система обработки управленческой документации» (СОУД), по установленной в ТПУ форме.
Для бронирования аудиторий главного корпуса необходимо заполнить заявку, подписать в бюро расписания и передать начальнику отдела мультимедийных комплексов (ОМК).
Аудитории в корпусах ТПУ бронируются по телефону у диспетчера бюро расписания.
Для бронирования аудиторий в Международном культурном центре ТПУ необходимо заполнить заявку.
Отчет о проведенном НТМ готовится в срок не позднее одного месяца после его завершения.
Отчет о проведенном НТМ обязателен для заполнения, подается на согласование в ОРПА до оформления приказа ректора об итогах.
Приказ об итогах проведенного НТМ, готовится в срок не позднее одного месяца после его завершения.
Констатирующая и распорядительная части приказа должны быть лаконично сформулированы. Списки награжденных участников НТМ оформляются в виде приложений к приказу.
Для оформления заказа необходимо заблаговременно (не менее одного месяца до начала НТМ) обратиться в дирекцию корпоративного развития ТПУ.
EasyChair – бесплатная система управления конференциями.
Для работы в системе необходимо зарегистрироваться.
Система позволяет авторам загружать статьи, менеджерам системы – отправлять приглашения рецензентам для каждой статьи, рецензентам – оставлять рецензии на статьи и принимать решение об отклонении или принятии статьи.
Система доступна по ссылке.
Бесплатный сервис для онлайн-трансляций - Youtube.
Платный сервис: Vimeo – платно, 75$ в месяц, оплата сразу за год — 900$. Сервис не предполагает оплаты за месяц — списание пройдет сразу за 12 месяцев.
YouTube
Выходить в эфир можно на каналах, подлинность которых подтверждена и к которым за последние 90 дней не применялись ограничения на прямые трансляции.
- Откройте YouTube.
- В правом верхнем углу страницы нажмите "Создать" – Начать трансляцию.
- Если вы ещё не подтвердили свой канал, сделайте это, следуя инструкциям.
- Если вы собираетесь провести трансляцию впервые, то сначала функцию нужно включить. Доступ к ней может появиться не сразу, поэтому лучше сделать это не позднее чем за 24 часа до выхода в эфир. Затем вы сможете проводить трансляции в любой момент.
Если проверка модераторами YouTube обнаруживает, что в трансляции есть нарушение правил сообщества, то ее удаляют или применяют к ней возрастные ограничения. Кроме того, на усмотрение модераторов YouTube, возможно временное отключение функции прямых трансляций на канале. Если для прямой трансляции устанавливается возрастное ограничение, автору также может быть вынесено предупреждение. В таком случае он теряет возможность проводить трансляции на срок до трех месяцев. Если функция прямых трансляций отключена, автор не может пользоваться ею ни на одном из своих каналов. Ограничение действует до тех пор, пока мы не снимем предупреждение. Попытка обойти ограничение будет рассматриваться как нарушение правил и может привести к блокировке аккаунта.